À travers ce voyage, l’association Quartier Ouest a pour but principal de faire découvrir au plus grand nombre des villes, sous un angle culturel diversifié.
L’association ne prendra en charge que l’hébergement et le vol, ainsi que certains programmes comme les matchs NBA, et les visites touristiques.
De fait, la plus grande liberté vous sera laissée pour d’autres activités qui ne sont pas prévues à la base, le temps libre laissé étant suffisant pour mieux s’organiser.
Voici maintenant le règlement qui permettra à ce voyage de bien se dérouler.
I) Les Inscriptions
Afin de pouvoir s’inscrire à ce voyage, il est obligatoire d’être adhérent à l’association Quartier Ouest, et d’être à jour de sa cotisation.
Il n’y a pas d’adhésion collective, chaque adhérent étant référencé à titre individuel.
Concernant les mineurs, ils doivent être sous la responsabilité de leurs parents, sinon d’une personne majeure détenant une autorisation parentale, ou bien de l’association elle-même.
II) Le Paiement
Aucune inscription ou réservation ne pourra être faite s’il n’y a pas règlement de la cotisation adhérent, et du voyage. Si vous souhaitez donc les régler en même temps, prévoyez de faire deux paiements différents, pour séparer chacun des deux aspects pris en compte.
Suite à votre envoi du formulaire électronique, il vous faudra nous faire part d’un chèque, ou d’un virement bancaire à l’ordre de l’association « Quartier Ouest », en sachant que nous avons une préférence pour ce dernier, et qu’une simple demande par email sera possible pour l’effectuer (associationquartierouest@gmail.com).
Quand tout est en ordre, vous serez alors mis sur liste d’attente, jusqu’à ce que le paiement soit encaissé, confirmant alors votre inscription définitive. Vous recevrez alors une confirmation d’inscription par email.
Il vous sera possible de payer en plusieurs fois, mais vous devrez être acquitté de la totalité, au plus tard un mois avant le voyage.
III) Assurance et Annulation
Vous ne trouverez pas d’intermédiaire pouvant vous proposer une assurance annulation pour ce voyage, l’association n’étant pas une agence, et ne pratiquant donc pas un barème fixe pour une annulation ou un remboursement du voyage concerné. Il vous sera toutefois possible d’annuler votre présence, en sachant que tous les frais déjà engagés pour votre participation au programme principal seront encaissés, selon le moment où vous aurez choisi votre annulation.
Voici les différentes conditions de remboursement, selon les périodes suivantes :
Pour une annulation ayant lieu avant le 30 Octobre, nous retiendrons la somme de 100€ (frais de dossier, et premières réservations d’activité) mais vous récupérerez le reste de la somme engagée.
En cas d’annulation ayant lieu entre le 30 octobre et 7 jours avant le départ :
-La somme retenue sera entre 75%, le reste vous étant remboursé.
Enfin, en cas d’annulation ayant lieu dans les 7 jours avant le départ, aucun remboursement ne sera possible.
L’Assurance Assistance Rapatriement n’est d’ailleurs pas incluse par l’association. Donc si vous estimez en avoir besoin, c’est à vous d’y souscrire auprès de votre assureur.
Assurez-vous toutefois de ne pas être déjà couvert par votre police de responsabilité civile, avant toute souscription envers une telle assurance.
IV) Responsabilités et règles de vie durant le voyage
L’association n’a en charge que les activités prévues au programme. Pour tout le reste, il y aura des moments de temps libre pendant lesquels chaque voyageur sera sous sa propre responsabilité, en sachant que l’association se désengage de tout vol et litige.
Les mineurs sans leurs parents seront 24h/24h sous la responsabilité de l’association.
Quand le déplacement n’est pas effectué au point de départ, vous vous rendrez à l’heure et au point de rendez-vous de l’événement pris en charge.
Respectez les horaires, que ce soit à l’aéroport, à l’hôtel, ou pour les activités.
Bien comprendre que l’hébergement étant en chambres multiples, il est possible que vous vous retrouviez avec un inconnu. Cependant, nous ferons de notre mieux pour que chaque personne se connaissant puisse se retrouver ensemble. La possibilité de chambre individuelle ou double est faisable, mais avec un supplément élevé (supplément de 200$ par nuit pour 2 personnes).
Les repas n’étant pas prévus durant le voyage, vous devez donc vous organiser seul ou par groupe pour les assurer. Cependant, une immense cuisine est à notre disposition dans notre lieu d’hébergement.
Enfin, les activités durant le séjour ne sont pas obligatoires.
